Tableau de bord apprentissage - Permettre l’accès aux données clés de l’apprentissage en temps réel

Le produit est en construction, une équipe a été constituée pour le lancer rapidement et le tester auprès de premiers usagers.

Le tableau de bord Apprentissage vise à mettre à disposition de toutes les parties prenantes de la formation en apprentissage des données clés de manière dynamique, afin de permettre un pilotage opérationnel réactif dans les territoires.

Le constat

Au total, en 2020, environ 250 000 candidats ont souhaité une mise en relation avec un CFA par l’un des deux portails Affelnet ou Parcoursup. Or, une fois le vœu exprimé et transmis au centre de formation, aucun suivi global n'est assuré : aucun système ne permet de savoir combien de vœux se sont traduits en entrée en apprentissage, dans la spécialité et le centre visés ou dans une autre formation avec le même statut.

Aucun indice ne permet non plus d’observer les étapes franchies ou non par les jeunes, en vue d’accompagner d’une façon réactive ceux qui décrochent et peuvent se retrouver en difficulté.

Plus généralement, l'écosystème de l'apprentissage manque d'interconnexion pour simplifier les échanges, favoriser un pilotage plus fin et réactif, simplifier les démarches des CFA et améliorer l'accompagnement des jeunes et des employeurs.

La solution

Le tableau de bord de l'apprentissage permet de visualiser en temps réel les effectifs d’apprentis dans les centres de formation et les organismes de formation. Comment ? En se branchant sur les systèmes de gestion des centres de formation d'apprentis (CFA) - via leur éditeur de logiciel ERP (cf. https://cfas.apprentissage.beta.gouv.fr/), par consommation d'une API ou par dépôt de fichier sur un serveur : ttps://cfas.apprentissage.beta.gouv.fr/comprendre-les-donnees

Différentes institutions (DREETS, Académies, DRAAF, Carif Oref, Conseil Régionaux, etc.) consultent le tableau de bord de l'apprentissage régulièrement pour suivre l’évolution des effectifs. Ces données les éclairent notamment dans la mise en place des plans d’actions d’accompagnement des jeunes sans contrat ou pour définir les politiques publiques liées à l’apprentissage.

Le Tableau de bord sert 3 finalités :

• Piloter : permettre aux pouvoirs publics de piloter au mieux la politique de l’apprentissage nationalement et localement ;

• Accompagner : utiliser la donnée pour aider ceux qui peuvent agir à accompagner les apprentis en situation de rupture ;

• Simplifier : exposer la donnée pour simplifier la délivrance ou la consommation d’informations (enquêtes, communications, …).

Pour les CFA, c’est une valeur ajoutée qui permet de :

• Mettre en visibilité l’évolution des effectifs et des formations en apprentissage ;

• Simplifier les démarches administratives ;

• Réduire le nombre d’enquêtes administratives.

L’opération est conduite conformément aux règlements généraux relatifs à la protection des données et de sa transcription en droit français en 2019 ainsi que du Référentiel général de sécurité.

Le traitement des données se fait sur la base de l’intérêt public. Conformément à la loi sur la République numérique et au motif de leur mission de service public, les CFA se trouvent inscrits dans le périmètre d'application du premier article de la loi sur une république numérique et de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration . Ils sont donc tenus de partager avec les administrations publiques les données dont l’utilisation sert l’intérêt général. Cette opération est conduite suivant les procédures sécurisées de l’État :

• Transmission sécurisée et cryptée des données ;

• Minimisation des données circulant pour ne traiter que celles strictement utiles à la finalité de la mission ;

• Minimisation et encadrement strict de l’accès aux données et du nombre d’intervenants ;

• Inscription de l’opération au registre des traitements de données ;

• Production d’une analyse d’impact et d’un plan de mise en sécurité informatique.

Les bénéfices attendus

1. Permettre une amélioration sensible de la qualité de pilotage en facilitant la remontée de données ;

2. Observer les positionnements de jeunes sur Affelnet et Parcoursup et leur transformation en entrée en apprentissage ;

3. Identifier mieux et plus tôt les jeunes en difficulté qui sont en rupture de contact avec les CFA, pour que les conseillers spécialisés les aident à s’orienter.